Rozliczenie Programów Ministra 2025

Zachęcamy do analizy wykonania zadania w porównaniu z planem określonym we wniosku, na podstawie którego została przygotowana umowa/aneks. Ułatwi to późniejsze rozliczenie zadania.

Szczegółowa instrukcja dotycząca złożenia raportu rozliczeniowego dostępna jest na stronie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego: Programy Ministra → Programy 2025 → wybór właściwego programu → SOP – instrukcja dla wnioskodawcy → Rozliczenie zadania.

Prosimy także o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi rozliczeń zadań realizowanych w ramach Programów Ministra 2025, które są dostępne poniżej.

1. Jaki jest termin złożenia raportu z realizacji zadania?

W przypadku zadań jednorocznych Zleceniobiorca składa raport w terminie do 30 dni od dnia zakończenia zadania.

W przypadku umów wieloletnich, które w roku 2025 nie kończą się Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia raportu w terminie 30 dni po upływie roku budżetowego.

Należy pamiętać, że zgodnie z § 9 ust. 6 umowy o dofinansowanie za każdy dzień opóźnienia w dotrzymaniu terminu złożenia raportu Zleceniodawca może żądać kary umownej w wysokości 0,01 % otrzymanych środków finansowych Ministra.

2. W jaki sposób należy złożyć raport rozliczeniowy?

Raport dostępny jest w systemie SOP: https://sopprogramy.mkidn.gov.pl/site/login.

W celu złożenia sprawozdania należy przejść kolejno w zakładkę „Wnioski” → wprowadzenie numeru złożonego wniosku → „Szczegóły wniosku” → „Rozliczenia” (grafika nr 1).

Po wejściu w „Rozliczenia” pojawi się opcja „Dodaj dokument finansowy”. Prosimy o wprowadzenie wszystkich dokumentów, które składają się na koszt całkowity zadania (grafiki nr 2 i 3).

Po wprowadzeniu danych do części finansowej, konieczne jest uzupełnienie informacji w części merytorycznej oraz zaznaczenie stosownych oświadczeń. Gotowy raport powinien zostać złożony za pomocą przycisku „Wyślij do akceptacji”. Prawidłowo złożone sprawozdanie będzie miało wygenerowany numer (grafiki nr 4 i 5).

Kompletny, poprawny pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym Raport z realizacji zadania należy dostarczyć do Zleceniodawcy z wymaganymi załącznikami.

Formularz może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zweryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i przekazany za pośrednictwem ePUAP (adres skrytki Instytutu Ksiązki /INSTYTUTKSIAZKI/SkrytkaESP), e-doręczenia (adres: AE:PL-76111-71126-EDBTI-33) lub podpisany i przesłany tradycyjnie (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

Uwaga!

Nie ma możliwości złożenia raportu, jeżeli nie został zakończony proces aktualizacji wniosku, związany z aneksowaniem umowy.

3. Kto podpisuje raport?

Raport podpisują osoby upoważnione do reprezentowania Zleceniobiorcy, zgodnie z odpowiednim rejestrem.

4. Jakie załączniki należy przesłać wraz z raportem?

Do raportu należy dołączyć materiały dokumentujące zrealizowane zadanie oraz potwierdzające przeprowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych, w tym materiały reklamowe i informacyjne w wersji elektronicznej (np. plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, zrzuty ekranu z mediów społecznościowych, stron internetowych, portali informacyjnych, artykułów prasowych w sieci, skany artykułów z gazet, fotografie z miejsc realizacji zadania i przestrzeni publicznej ukazujące ekspozycje plakatów, itp.).

W przypadku Programów Partnerstwo dla książki oraz Promocja czytelnictwa bardzo przydatne w ocenie realizacji zadania będą zdjęcia z przeprowadzonych wydarzeń.

Ww. materiały preferowane są w wersji elektronicznej (pendrive). 

Dodatkowo, w przypadku Programu Czasopisma:

1. a) Czasopisma wydawane w wersji papierowej– jeden egzemplarz każdego dotowanego numeru;
2. b) Czasopisma wydawane w wersji elektronicznej– elektroniczną wersję dotowanego numeru, zapisaną w formacie PDF na nośniku CD/DVD/USB. 

W przypadku Programu Literatura:

1. a) Należy przesłać dwa egzemplarze dotowanego wydawnictwa– w przypadku, gdy dotowana publikacja występuje na nośniku fizycznym w więcej niż jednej formie (książka drukowana i e-book lub audiobook np. na płycie CD) zleceniobiorca jest zobowiązany dostarczyć po dwa egz. każdej z tych form;
2. b) Dla prawidłowego rozliczenia dotacji Zleceniobiorca zobowiązany jest także do przekazania kopii elektronicznej w formacie PDF dotowanych wydawnictw do Repozytorium Cyfrowego Biblioteki Narodowej (RCBN).

5. W jaki sposób wykazać dokumenty finansowe w zestawieniu?

W polu „Nazwa i numer dokumentu” (grafika nr 3) należy przedstawić dokument, na podstawie którego zostały wypłacone środki, np. „Faktura nr…”. W przypadku rachunków wystawionych do umów, konieczne jest wykazanie kompletu dokumentów, np. Rachunek nr (numer rachunku) do umowy (rodzaj umowy) nr (numer umowy) z dnia (data zawarcia umowy). Datę wystawienia rachunku należy ująć w polu „Data dokumentu”.

Uwaga!

Prosimy o nie dołączanie w systemie skanów dokumentów finansowych.

6. W jaki sposób opisać wydatki w zestawieniu faktur?

Po wybraniu właściwej pozycji w kosztorysie (lista rozwijana – grafika nr 3), w polu „Przedmiot rozliczenia” należy wykazać, na co konkretnie zostały przeznaczone środki, np. pozycja w kosztorysie: „Honoraria i wynagrodzenia dla prelegentów”, przedmiot rozliczenia: Wynagrodzenie dla XYZ za spotkanie autorskie. 

7. Na co warto zwrócić uwagę podczas tworzenia opisu wykonania zadania?

W opisie należy wykazać wszystkie działania przeprowadzone w ramach realizacji dotowanego zadania odnosząc się do opisu zawartego we wniosku. Warto uwzględnić np. daty poszczególnych spotkań lub warsztatów oraz osoby, które brały w nich udział np. autorzy książek, animatorzy, pracownicy bibliotek lub księgarni. Jeżeli w toku realizacji projektu nastąpiły zmiany w zakresie wskaźników rezultatów zadania, to należy pamiętać o wyjaśnieniu ich przyczyny. Przypominamy, że zmiany zakresu rzeczowego zadania, w tym np. zmiany prelegentów, tematów spotkań itp. wymagają sporządzenia stosownego aneksu do umowy. Zleceniobiorca zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Zleceniodawcy o potrzebie sporządzenia aneksu, niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności wymagających zmiany umowy, jednakże nie później niż 14 dni przed terminem zakończenia zadania. Jeżeli zmiany zostały wprowadzone bez wcześniejszego zatwierdzenia przez Zleceniodawcę, sprawa zostanie przedstawiona Dyrektorowi Instytutu Książki, który podejmie ostateczną decyzję w sprawie rozliczenia raportu.

W przypadku programu Literatura należy uwzględnić:

1. a) tytuł i autora dofinansowanej publikacji;
2. b)  informację o zrealizowanych i niezrealizowanych celach zadania; jeśli cele nie zostały zrealizowane lub zrealizowane tylko częściowo, należy tę okoliczność szczegółowo wyjaśnić;
3. c) przebieg procesu wydawniczego; jeśli nastąpiły przesunięcia w harmonogramie realizacji zadania, należy je opisać i wyjaśnić;
4. d) informację na temat planowanych oraz osiągniętych wskaźników zadania;
5. e) informację na temat zrealizowanych działań promocyjnych.

8. Czy można dokonać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy?

W przypadku środków innych niż środki finansowe Ministra można dowolnie dokonywać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych. Dopuszcza się również możliwość przeniesienia wydatków płatnych ze środków finansowych Ministra bez konieczności sporządzania aneksu pod warunkiem, że zmiany te nie zwiększą wydatków więcej niż o 20% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej i nie spowodują wzrostu kosztów kwalifikowanych mających ograniczenia regulaminowe. Nie mogą one również spowodować zwiększenia ogólnej kwoty dotacji.

9. Czy w zestawieniu faktur należy uwzględnić wszystkie rachunki/faktury, które zostały opłacone w ramach realizacji zadania?

Tak. System SOP wymaga od Beneficjentów wprowadzenia do formularza wszystkich dokumentów finansowych, składających się na koszt całkowity zadania. Po uzupełnieniu danych w zestawieniu faktur, system automatycznie zaciągnie dane do kosztorysu.

10. Co się stanie, jeżeli koszt całkowity zadania zostanie zmniejszony?

W przypadku zmniejszenia kosztu całkowitego zadania, zmniejszeniu ulegnie wysokość przyznanych przez Zleceniodawcę środków finansowych Ministra do poziomu określonego relacją % ujętą w § 1 ust. 5 umowy o dofinansowanie. Różnicę pomiędzy dotacją otrzymaną i zmniejszoną należy zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania. Nr konta bankowego podany jest w § 3 umowy o dofinansowanie.

11. Czy w przypadku niewydatkowania całej kwoty dotacji należy ją zwrócić?

Tak. Zgodnie z § 4 ust. 3 umowy niewykorzystaną dotację należy zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania. Nr konta bankowego MKiDN podany jest w § 3 umowy o dofinansowanie.

12. Co się stanie jeżeli dotacja zostanie zwrócona po terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania?

Od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji.

W przypadku dotacji przyznanych jako pomoc publiczna lub pomoc de minimis od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, bez wezwania, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania dotacji Zleceniobiorcy.

W obliczeniu właściwej kwoty odsetek można skorzystać z kalkulatorów odsetek podatkowych dostępnych na stronach internetowych.

13. Czy można zostać zwolnionym z płacenia odsetek od dotacji?

Nie, natomiast odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych nie wpłaca się, jeżeli ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej (obowiązki operatora wyznaczonego pełni Poczta Polska S.A.). Obecnie kwota ta wynosi 8,70 zł (tj. 3 x 2,90 zł).

Podstawa prawna:

– art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

14. W jakich miejscach należy umieścić informację dotyczącą dofinansowania zdania ze środków finansowych Ministra oraz logotyp MKiDN?

Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia na materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania informacji o dofinansowaniu zadania ze środków finansowych Ministra, przy czym:

1. a) w przypadku posiadania strony internetowej Zleceniobiorca jest zobowiązany do zamieszczenia, w jej zaktualizowanym miejscu i utrzymania od momentu podpisania umowy do 90 dni od daty zatwierdzenia raportu zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury – państwowego funduszu celowego” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

1. b) na pozostałych materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe, profile w internetowych serwisach społecznościowych, itp.) Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury”oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

1. c) przypominamy, że Zleceniobiorca zobowiązuje się do przesłania wszystkich projektów graficznych zawierających logotyp MKiDN, z minimum 5-dniowym wyprzedzeniem przed realizacją, do akceptacji Zleceniodawcy na adres logotyp@kultura.gov.pl. Projekty graficzne, które nie zostały zakwestionowane przez Zleceniodawcę w terminie 5 dni roboczych od daty ich przekazania, należy uznać za zatwierdzone.

Dodatkowo, na publikacjach dofinansowanych w Programie Literatura i czasopismach dofinansowanych w Programie Czasopisma należy umieścić zapis: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Znak graficzny (logotyp) Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/kultura/logotypy.

Uwaga!

Na etapie weryfikacji rozliczenia mogą Państwo zostać wezwani do przedstawienia maila/informacji dotyczącej zatwierdzenia projektu graficznego przez MKiDN. W przypadku niewywiązania się Zleceniobiorcy ze zobowiązania ujętego w § 6 ust. 1 i 2 umowy o dofinansowanie, Zleceniodawca może naliczyć karę umową w wysokości 1% otrzymanych środków finansowych Ministra.

15. Czy na materiałach promocyjnych oraz dotowanych publikacjach należy zamieścić logotyp Instytutu Książki?

Nie. Logotypu Instytutu Książki nie należy zamieszczać na:

1. a) materiałach promocyjnych;
2. b) publikacjach dofinansowanych w Programie Literatura;
3. c) czasopismach dofinansowanych w Programie Czasopisma.

16. Czy w przypadku niezrealizowania części planowanych wydarzeń do zwrotu będzie cała dotacja, czy tylko jej część?

W przypadku niezrealizowania części zaplanowanych wydarzeń należy rozliczyć tylko ten fragment zadania, który udało się zrealizować, a niewykorzystane środki finansowe Ministra należy zwrócić na konto MKiDN (informacje w sprawie zwrotu zostały zawarte w punktach nr 10 i 11). 

17. Kwota dotacji jest kwotą brutto, czy netto?

Dla Beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach brutto, otrzymana dotacja jest w kwocie brutto. W przypadku Beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach netto, otrzymana dotacja jest w kwocie netto.

18. Co się stanie jeżeli w ramach realizacji zadania zostaną uzyskane przychody?

W przypadku Programów Czasopisma, Partnerstwo dla książki i Promocja czytelnictwa przychody z tytułu realizacji zadania uzyskane w trakcie jego realizacji (np. wpływy z biletów, ze sprzedaży publikacji, akredytacji, opłat uczestników, itp.), Zleceniobiorca zobowiązany jest przeznaczyć na pokrycie kosztów tego zadania, chyba że Strony ustalą pisemnie inny sposób zagospodarowania tych środków. Jeżeli Zleceniobiorca uzyska przychody po terminie zakończenia i rozliczenia zadania (np. wpływy ze sprzedaży katalogów) zobowiązany jest do powiadomienia o tym Zleceniodawcy wraz z przedłożeniem propozycji ich zagospodarowania. Propozycja wymaga pisemnej zgody Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W przypadku Programu Literatura przychody z tytułu realizacji zadania uzyskane w trakcie jego realizacji (np. wpływy z biletów, ze sprzedaży publikacji, akredytacji, opłat uczestników, itp.), Zleceniobiorca zobowiązany jest przeznaczyć na pokrycie kosztów tego zadania, chyba że Strony ustalą pisemnie inny sposób zagospodarowania tych środków. Jeżeli łączne przychody uzyskane przez Zleceniobiorcę w trakcie realizacji zadania oraz po jego zakończeniu będą wyższe od zaplanowanych, Zleceniobiorca zobowiązany jest do powiadomienia o tym Zleceniodawcy wraz z przedłożeniem propozycji ich zagospodarowania. Propozycja wymaga pisemnej zgody Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W sytuacji gdy Zleceniobiorca nie poinformuje Zleceniodawcy o wszystkich przychodach uzyskanych z tytułu realizacji zadania lub Strony nie osiągną porozumienia odnośnie sposobu ich zagospodarowania, zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych dotyczące zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości.

W przypadku problemów z funkcjonowaniem systemu SOP uprzejmie prosimy o kontakt z pomocą techniczną: programyhelpdesk@kultura.gov.pl.

 W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości prosimy kontaktować się z pracownikami Instytutu Książki odpowiedzialnymi za rozliczenia z zakresu programów MKIDN lub osobami koordynującymi dany program.

Rozliczenia dotacji:

Patrycja Zając
Programy: Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa
Tel. (+48) 12 617 19 29, 510 747 643
e-mail: p.zajac@instytutksiazki.pl

Aleksandra Wielek
Programy: Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa
Tel. (+48) 12 617 19 24, 694 268 031
e-mail: a.wielek@instytutksiazki.pl

Natalia Nędzka
Programy: Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa
Tel. (+48) 12 617 19 11, 694 268 525
e-mail: n.tomasik@instytutksiazki.pl

Magdalena Migas
Program: Promocja czytelnictwa
Tel. (+48) 12 617 19 12, 451 049 737
e-mail: m.migas@instytutksiazki.pl

Karolina Nowak
Program: Czasopisma
Tel. (+48) 12 617 19 08, 505 245 778
e-mail: k.nowak@instytutksiazki.pl

Barbara Ciesielczyk
Program: Literatura
Tel. (+48) 12 617 19 17, 505 245 832
e-mail: b.ciesielczyk@instytutksiazki.pl